Algemene voorwaarden

CompanyHub is een online platform voor bedrijfskennis en interne ondersteuning, met ondernemingsnummer 1041.263.326. Contact verloopt via info@companyhub.app.

• Dienst: het CompanyHub-platform en alles wat daarbij hoort.
• Klant: de firma die een omgeving aanmaakt en de dienst gebruikt.
• Gebruiker: iedere persoon die namens de klant toegang krijgt, ongeacht zijn rol.
• Beheerder: de gebruiker die namens de klant de omgeving en de gebruikers beheert.
• Bedrijfskennis: de documenten en bronnen die de klant toevoegt of koppelt.

Een firma wordt geregistreerd door een beheerder die aanmeldt met een Microsoft-werkaccount. Die beheerder verklaart bevoegd te zijn om de firma te verbinden. De klant is verantwoordelijk voor alles wat er onder zijn omgeving gebeurt en voor het beheer van zijn gebruikers.

Het gratis pakket blijft gratis en is beperkt tot vijf gebruikers, 1 GB opslag, 50 kennisdocumenten en 50 AI-vragen per maand. Een klant kan een proefperiode van het Business-pakket aanvragen. Die aanvraag wordt beoordeeld en krijgt een vaste einddatum. Loopt de proefperiode af zonder abonnement, dan blijft de omgeving bestaan maar gelden opnieuw de grenzen van het gratis pakket.

Het Business-pakket bestaat uit een vaste platformkost per firma en een bedrag per actieve gebruiker. Het tarief per gebruiker daalt naarmate de firma groeit; de trappen staan op de prijspagina. Het lagere tarief geldt telkens voor alle gebruikers, niet alleen voor wie erbij komt. Een gebruiker die beheerder is kost niet meer dan een gewone gebruiker.

Het ticketsysteem is een module die de klant zelf aan- en uitzet, tegen een bedrag per gebruiker per maand. Zet de klant de module uit, dan stopt die kost bij de eerstvolgende factuur; reeds betaalde bedragen worden niet terugbetaald.

Opslag boven wat inbegrepen is, wordt niet automatisch bijgekocht. Loopt de firma vol, dan worden nieuwe uploads geweigerd en beslist een beheerder zelf of er een blok van 5 GB bij komt. Erbij gaat meteen in en wordt meteen aangerekend; een blok opzeggen gaat in op de volgende factuurdatum.

Op de vermelde bedragen wordt geen btw aangerekend. CompanyHub past de bijzondere vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen toe (artikel 56bis W.Btw); dat staat ook op elke factuur. Vervalt die regeling, dan wordt de btw vanaf dat moment aangerekend en laten wij dat minstens dertig dagen vooraf weten.

De klant kiest bij het afsluiten of hij per maand of per jaar betaalt. Bij jaarlijkse facturatie betaalt de klant tien maanden voor twaalf maanden dienst, en wordt het volledige bedrag vooraf aangerekend.

Komt er tijdens een lopende periode een gebruiker bij, dan wordt die aangerekend naar verhouding van de resterende looptijd van die periode, tegen het tarief van de gekozen facturatieperiode. Die aanrekening gebeurt onmiddellijk.

Vertrekt er tijdens een lopende periode een gebruiker, dan wordt het reeds betaalde bedrag voor die gebruiker niet terugbetaald en niet in mindering gebracht. De gebruiker telt niet meer mee vanaf de volgende periode.

Groeit de firma tijdens een lopende periode over een prijstrap heen, dan komen de bijkomende gebruikers binnen tegen het lagere tarief. De gebruikers waarvoor de periode al betaald is, blijven tot de verlenging op het tarief van dat moment. Bij de verlenging wordt het volledige abonnement herrekend tegen de trap die op dat ogenblik geldt.

Betaling verloopt via onze betaalpartner. Mislukt een betaling, dan blijft de dienst zeven dagen volledig werken. Is er na die zeven dagen nog niet betaald, dan wordt de omgeving alleen-lezen: de klant kan alles blijven inkijken en uitvoeren, maar niets meer toevoegen of wijzigen. Gegevens worden nooit verwijderd wegens een onbetaalde factuur.

De overeenkomst loopt zolang de omgeving actief is. De klant kan op elk moment opzeggen; het abonnement loopt dan af op het einde van de betaalde periode. Bij een jaarabonnement betekent dat het einde van het betaalde jaar. Reeds betaalde bedragen worden niet terugbetaald, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

De dienst gebruikt taalmodellen om vragen te beantwoorden op basis van de bedrijfskennis van de klant. Een antwoord van de AI is een hulpmiddel en geen advies waarop blind gevaren mag worden; de klant blijft verantwoordelijk voor wat er met dat antwoord gebeurt. De AI maakt nooit uit zichzelf een ticket aan: er komt altijd een menselijke bevestiging aan te pas.

De klant kiest zelf welke AI-aanbieder gebruikt wordt en kan een eigen sleutel instellen. Kiest de klant een eigen aanbieder, dan draagt hij zelf de kosten en de voorwaarden van die aanbieder.

De klant gebruikt de dienst niet om beveiliging te omzeilen of gegevens van een andere firma te benaderen. De klant zorgt ervoor dat hij het recht heeft om de informatie die hij toevoegt te verwerken, en voegt geen wachtwoorden, sleutels, medische gegevens of andere bijzondere persoonsgegevens toe aan de bedrijfskennis.

Wij streven naar een hoge beschikbaarheid maar garanderen geen ononderbroken dienst. Onderhoud, updates of storingen bij onze leveranciers kunnen de dienst tijdelijk beïnvloeden.

Alle rechten op het platform, de software en de vormgeving blijven bij CompanyHub. De klant blijft eigenaar van de gegevens en documenten die hij toevoegt.

De dienst wordt geleverd zoals ze is. Voor zover wettelijk toegestaan is CompanyHub niet aansprakelijk voor indirecte schade. Onze totale aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat de klant in de twaalf maanden voor het schadegeval heeft betaald.

Wij kunnen deze voorwaarden aanpassen. Een wijziging die de klant merkbaar raakt, wordt minstens dertig dagen vooraf aangekondigd via de dienst of per e-mail. Is de klant het er niet mee eens, dan kan hij opzeggen voor de wijziging ingaat.

Op deze overeenkomst is het Belgische recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Antwerpen.