Verwerkersovereenkomst

CompanyHub verwerkt persoonsgegevens uitsluitend om de dienst aan de klant te leveren, en enkel op gedocumenteerde instructie van de klant. De verwerking duurt zolang de klant de dienst gebruikt en eindigt bij het einde van de overeenkomst, behoudens wettelijke bewaarplichten.

Het hosten, opslaan, doorzoeken en tonen van bedrijfskennis, het beantwoorden van vragen daarover met behulp van taalmodellen, het opvolgen van meldingen wanneer de klant de ticketmodule gebruikt, en het versturen van de bijhorende berichten.

Betrokkenen: de gebruikers van de klant.

Persoonsgegevens: naam, e-mailadres, rol, aanmeldgegevens, en alles wat een gebruiker zelf invoert, zoals vragen, meldingen, antwoorden en bijlagen. Daarnaast wat er in de documenten van de klant staat, waarover wij geen zeggenschap hebben.

CompanyHub verwerkt de gegevens enkel volgens de instructies van de klant, zoals vastgelegd in de overeenkomst en in de dienst zelf. Wij verkopen de gegevens niet en gebruiken ze niet voor eigen doeleinden. Verplicht de wet ons tot een andere verwerking, dan lichten wij de klant vooraf in, tenzij dat verboden is.

Iedereen die bij ons toegang heeft tot de gegevens is gebonden aan vertrouwelijkheid en krijgt niet meer toegang dan nodig is.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde verbindingen, scheiding van de gegevens per firma op databaseniveau, toegang op basis van rol, en het vastleggen van elke inzage door support. Een overzicht staat in bijlage B.

Koppelt de klant SharePoint, dan blijven de rechten uit SharePoint gelden. Een document dat daar niet voor iedereen openstaat, komt hier ook niet in een antwoord terecht. Wijzigt de klant die rechten, dan volgt de dienst bij de volgende synchronisatie.

Wij doen een beroep op sub-verwerkers voor hosting, database en aanmelding, e-mailverzending, betaalverwerking en de AI-modellen. Met elk van hen gelden gelijkwaardige verplichtingen. Een actueel overzicht is opvraagbaar. Bij een wijziging wordt de klant ingelicht en kan hij gemotiveerd bezwaar maken.

Wij helpen de klant, voor zover redelijk, bij verzoeken van betrokkenen, bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij het aantonen van naleving.

Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens lichten wij de klant zonder onredelijke vertraging in, met de informatie die hij nodig heeft om zijn eigen meldingsplicht na te komen.

In principe wordt er binnen de Europese Economische Ruimte verwerkt. Gebeurt er toch een doorgifte, dan met passende waarborgen zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Na het einde van de overeenkomst verwijderen wij de persoonsgegevens, of bezorgen ze op verzoek terug, behoudens wettelijke bewaarplichten. Een beheerder kan zijn gegevens op elk moment zelf uitvoeren.

Wij stellen op redelijk verzoek de informatie ter beschikking die nodig is om naleving aan te tonen, en werken mee aan een audit onder redelijke voorwaarden.